BPO workflow

Gestire in outsourcing parte dei propri processi di business è una soluzione vincente per banche, per fornitori di servizi, grandi compagnie e, in alcuni casi, anche per la PMI. L'outsourcing è la strategia più dinamica per mantenere sempre flessibili e aggiornati i cicli di business, sia sotto l'aspetto normativo che tecnologico, guadagnandone in modernità, efficienza dei processi e in produttività. Anche i processi affidati in outsourcing, però, vanno dimensionati, ottimizzati e gestiti al meglio, attraverso strumenti potenti che permettano di controllarne il rendimento e di migliorarne, dove necessario, l'evoluzione.

Pflow si occupa della gestione centralizzata e del controllo dei flussi BPO (Business Process Outsourcing) da un'interfaccia integrata, potente e semplice. Il modulo consente di monitorare anche graficamente diversi parametri di attività, tra cui gli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI), per avere sempre una panoramica costante e dettagliata su attività come il controllo dei flussi di backoffice affidati all'esterno, la gestione degli archivi fisici e dei magazzini o della logistica e del trasporto.

Backoffice outsourcing

DataExpert ha una profonda conoscenza dei processi di backoffice in outsourcing e della loro evoluzione. Pflow si fonda su questa solida base di esperienza e mette a disposizione dei clienti una serie di servizi e tool di grande utilità nell'automatizzazione dei processi che diventano più rapidi, robusti e sicuri.

Efficientare e ottimizzare i processi

Il nostro obiettivo è rendere più preciso e attendibile il delivery di ciascuna attività determinando un guadagno sia in termini di efficienza che in puntualità. Il potente sistema di auditing e monitoraggio permette di seguire dettagliatamente fasi e metriche delle attività al fine di ottimizzare i processi.

Capture & Recognition

Il servizio di Capture & Recognition permette a qualsiasi realtà imprenditoriale di gestire in maniera automatica i flussi di documenti in entrata. La piattaforma modulare Pflow di DataExpert utilizza software per il riconoscimento dei caratteri stampati (OCR) e della scrittura a penna (ICR).
Riconoscere, interpretare e digitalizzare grosse moli di documenti cartacei in maniera automatica è un'occasione imperdibile per ottenere un aumento di produttività e convenienza, snellendo i processi di gestione dei documenti che, in assenza di automazione, sono affidati ancora ad operatori.
Un software di Capture & Recognition solido e affidabile garantisce la quasi totale eliminazione di errori in fase di acquisizione, che è fisiologica quando la trascrizione, la digitalizzazione e la trasmissione di importanti documenti in entrata vengono gestite unicamente da risorse umane. Dataexpert è partner Abbyy per il Capture & Recognition.

Come funziona

Banche, istituti di credito, compagnie di assicurazioni, uffici di segreteria pubblici o privati sono solo alcuni esempi di realtà produttive che si trovano quotidianamente ad acquisire, ad elaborare, a smistare e ad archiviare documenti come contratti, richieste di iscrizione, fatture di fornitori o fogli compilati per le più svariate finalità. Il modulo di Capture & Recognition permette di gestire le fasi di acquisizione e riconoscimento, a partire dalla scansione intelligente. Ciascun documento, sia dattiloscritto che compilato a mano, è elaborato mediante i riconoscitori OCR e ICR più affidabili, rapidi e innovativi del momento.

Ciclo di vita del documento

La fase seguente la cattura e digitalizzazione del documento riguarda la sua identificazione. Dopo essere stato generato mediante precisi filtri OCR e ICR, il file derivato dal documento cartaceo originale è altamente compatibile con le piattaforme informatiche per il business più comuni, può essere utilizzato come sorgente di dati e smistato automaticamente a seconda delle particolari esigenze dell'azienda che sceglie Pflow. Una volta deciso e personalizzato, il passaggio da cartaceo a dati digitali diventa veloce, solido e totalmente sicuro. I file finali sono pronti per essere elaborati da molteplici applicazioni professionali.

Acquisizione rapida di documenti cartacei

Velocità nei processi di gestione

Gestione del ciclo documentale passivo

Elevata compatibilità terze parti

Smistamento automatico e archiviazione

Full text OCR per ricerca documentale

Archiving & Legal storage

L'archiviazione è una parte fondamentale del ciclo vita di un documento. Molteplici attività di business hanno estrema necessità di un datacenter che garantisca i massimi livelli di affidabilità e sicurezza per lo storage di contratti, dati sensibili di clienti, pratiche, comunicazioni o documenti con valenza legale.
Un apposito modulo della piattaforma informatica Pflow gestisce sia l’Archiviazione Digitale dei documenti, sia quella fisica.
Il sistema è studiato per soddisfare tutte le moderne esigenze di archiviazione, anche da un punto di vista del rispetto delle normative nazionali e internazionali che regolamentano l'attività.
Mettendo in campo una serie di partnership di grande affidabilità e le migliori innovazioni tecnologiche del momento, DataExpert garantisce una soluzione unica per conservare grandi volumi di documenti ed eseguire su di essi, in maniera rapida ed efficace, le operazioni funzionali al business dei clienti.

Conservazione sostitutiva (COS)

Una delle funzioni opzionali più importanti è la Conservazione Sostitutiva (COS) che, rispettando gli standard imposti dalla legislazione italiana, permette di mantenere la valenza legale di un documento cartaceo, anche quando quest'ultimo viene archiviato in formato digitale. Il software è predisposto per gestire i processi di firma digitale e marca temporale di un documento, entrambe operazioni necessarie ai fini della Conservazione Sostitutiva. La suite di strumenti per la gestione dei documenti in ambito Legal Storage distingue Pflow dalla concorrenza, rafforzando la sua posizione di leader nel mercato italiano delle piattaforme informatiche per il business.

Archiviare dati fisici e digitali

L'archiviazione dei dati acquisiti dai documenti è soggetta a numerose regole, spesso dettate da leggi nazionali e internazionali che tutelano la privacy e i diritti dei consumatori, oltre ad imporre la custodia dei dati stessi su apparati sicuri, a prova di furto. DataExpert è una soluzione completa e centralizzata per Archiving e Legal Storage che si avvale delle migliori collaborazioni e offre l'archiviazione fisica dei documenti, assieme a quella digitale. I sistemi sono monitorati e aggiornati con frequenza, per garantire sicurezza e attualizzazione dei servizi, rispetto all'evolversi delle normative.

Data quality/Validation

Un database contenente grandi moli di dati può essere una risorsa preziosa per imprese che fondano la loro attività sulla fornitura di beni o servizi a clienti di vario genere.
In particolare, gli istituti finanziari hanno necessità di conservare in un database diverse tipologie di dati rappresentativi della loro attività e della situazione patrimoniale, per garantire ad esempio la stabilità dei mutui e tenersi al riparo da improvvisi shock dei mercati finanziari.
Le informazioni contenute nelle basi di dati sono una risorsa importantissima sia per gli enti preposti a garantire l’affidabilità e solvibilità di un soggetto, sia per eventuali fornitori e clienti che, attraverso un’analisi preliminare, hanno modo di scegliere i loro partner più sicuri.

Aggiornamento sulle normative

Gli istituti finanziari sono tra i soggetti maggiormente interessati all’aggiornamento delle procedure di monitoraggio dell’attività e della situazione patrimoniale, al fine di fornire le necessarie garanzie generali sul capitale e, in particolare, sulla liquidità. DataExpert offre tutto il supporto informatico necessario per la conformità con le normative vigenti quali Basilea III.

Verifica portafoglio

DataExpert offre strumenti per la gestione dell’intero ciclo documentale, dall’acquisizione dei documenti, fino alla loro validazione. In particolare, Pflow contiene tool utili per la verifica dei dati che, mediante algoritmi, valutano automaticamente la congruità fra i documenti archiviati e le operazioni in corso, in maniera tale da garantire la bontà del portafoglio clienti.

La piattaforma Pflow di DataExpert garantisce l'accesso a tutti i vantaggi del BPO, con una serie di soluzioni innovative, sicure e convenienti, concepite per gestire e ottimizzare in outsourcing i processi di business di banche e industrie.